Vacature
| Functie: | Office manager / personal assistant |
| Beroepscategorie: | Administratief |
| Provincie: | Noord-Holland |
| Plaats: | Amsterdam |
| Functie omschrijving: | Wij zoeken voor onze opdrachtgever een representatieve stress bestendige collega, die inhoudelijke ondersteuning biedt aan de diverse taken van de Executive Director, zoals het plannen van agenda’s en het voorbereiden van reizen. De Personal Assistant heeft tevens Office Management taken ter ondersteuning van het kantoor en het team. Taken zijn enerzijds uitvoerend, maar anderzijds zeer inhoudelijk: Uitvoerende taken · Post afhandelen · Telefoon beantwoorden · Bestellen kantoorbenodigdheden · Verantwoordelijk voor het verwerken en correct opslaan van de administratie · Registreren en beantwoorden van aanmeldingen voor congressen · Wijzigingen in ledenbestand bijhouden en verwerken in database · Uitgeven ‘pass words’ voor ledendeel website · Boeken van vluchten en hotels · Zorgdragen voor de distributie van uitgaven van ICISA en het verwerken van bestelformulieren Ontvangen gasten op kantoor · Aansturing schoonmakers Inhoudelijke taken · Correspondentie (schriftelijk/telefonisch) verzorgen namens de Executive Director · Plannen van afspraken voor Executive Director en het team · Dagelijks verzamelen van relevante informatie voor de lobby en PR activiteiten · Actief volgen van geselecteerde onderwerpen/organisaties en rapporteren zodra zich ontwikkelingen voordoen · Dagelijks monitoren van nieuws over ICISA of een van de leden · Ondersteunen van lobby en media activiteiten · Voorbereiding en voortgangscontrole van bijeenkomsten in samenwerking met de Business Affairs Manager · Notuleren tijdens vergaderingen |
| Functie eisen: | Gezien ons internationale ledenbestand is het essentieel dat de nieuwe collega goed Engels (en bij voorkeur, naast Nederlands en Engels ook een andere Europese taal) spreekt en foutloos schrijft. Daarnaast is een positieve collegiale opstelling binnen het kantoor en een serviceverlenende houding richting de leden en partner organisaties van groot belang. In overleg kan een fulltime functie (40 uur) of parttime functie (32 uur) worden aangeboden. |
| Bijzonderheden: | Kantoor is gevestigd in het centrum van Amsterdam |
| Niveau: | HBO |